Algemene voorwaarden en privacy verklaring

Privacy

Uw privacy en de beveiliging van uw gegevens is voor TTNL B.V. erg belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe we deze gegevens gebruiken en hoe uw privacy wordt beschermd. Op deze manier voldoen wij aan de AVG.

Wie zijn wij?

TTNL B.V. is de naam die wij voor onze gehele onderneming gebruiken en alle vestigingen die daaronder vallen. Met de woorden ‘wij’ en ‘ons’ verwijzen we naar TTNL B.V..

Wat is gegevensverwerking?

Gegevensverwerking is het al dan niet automatisch verrichten van handelingen voor het verwerken van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken middels doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Onder persoonsgegevens vallen alle gegevens waarmee een persoon kan worden geïdentificeerd. Er zijn veel soorten persoonsgegevens en enkele bekende voorbeelden zijn iemands naam, adres, emailadres of pasfoto. Maar ook informatie over allergieën, een internetaankoop of bewakingscamerabeelden kunnen persoonsgegevens zijn. Sommige gegevens gaan direct over iemand, waar andere gegevens niet direct over iemand gaan maar wel zijn te herleiden naar die persoon. Het gaat om gegevens die in combinatie met andere gegevens iets zeggen over de persoon, bijvoorbeeld het IP-adres van iemands smartphone. Daarentegen zijn er ook gegevens die niet als persoonsgegevens zijn aan te merken. Enkele voorbeelden zijn gegevens over organisaties of gegevens over overleden personen.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens wanneer iemand:

1. Bij ons solliciteert;
2. Als werknemer, externe medewerker of stagiair voor ons werkzaam is;
3. Als Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP’er) voor ons werkzaamheden verricht of dat in de toekomst graag wilt;
4. Een zakelijke relatie van ons is en ons diensten levert, gebruik maakt van onze dienstverlening of met ons samenwerkt;
5. Gegevens op onze website achterlaat en/of ontvanger is van onze nieuwsbrief, kennisdocumenten en mailing;
6. Een van onze kantoren bezoekt;

Welke gegevens verzamelen we?

Hieronder beschrijven we per categorie welke persoonsgegevens worden verwerkt en wat de grondslag daarvoor is.

1. Sollicitanten

De belangrijkste gegevens die wij verwerken:

• NAW- en contactinformatie (zoals e-mail en telefoonnummer);
• Titel, geboortedatum, geslacht;
• Curriculum Vitae (eventueel met meegeleverde pasfoto) en motivatie;
• Ervaring/expertise;
• LinkedIn-URL;
• De resultaten van een uit te voeren assessment die onderdeel kan uitmaken van de procedure;
• Andere gegevens die relevant zijn voor de beoordeling van de geschiktheid, zoals referenties of getuigschriften;
• Notities/gespreksverslag van een sollicitatiegesprek.

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens allereerst om aan het sollicitatieverzoek te kunnen voldoen en om voorafgaand aan de sluiting van een eventuele arbeidsovereenkomst maatregelen te nemen. Daarnaast hebben wij er een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij om onze diensten als zakelijk dienstverlener te kunnen (blijven) verlenen en in dat kader te beschikken over personeel met de juiste kwalificaties en talenten.

Bewaartermijn

De gegevens van onze sollicitanten worden vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd. Echter, wanneer de sollicitant toestemming heeft verleend, bewaren wij de gegevens voor de periode van één jaar. Na dat jaar kunnen wij opnieuw vragen om de gegevens te bewaren. Als de gegevens niet langer (mogen) worden bewaard, dan anonimiseren wij de gegevens ten behoeve van analysedoeleinden om ons sollicitatieproces- en beleid te kunnen optimaliseren.

2. Medewerkers en stagiairs

Als iemand bij ons werkzaam is op basis van een arbeids- of stageovereenkomst, zijn de belangrijkste gegevens die wij verwerken:

• NAW- en contactinformatie (zoals e-mail en telefoonnummer);
• Geboortegegevens, geslacht;
• Nationaliteit;
• BSN-nummer;
• Kopie identiteitsbewijs, werkvergunning;
• Bankgegevens (IBAN);
• Curriculum Vitae (met informatie over bijvoorbeeld opleiding, stages, werkervaring en pasfoto);
• Opleidings- en trainingsgegevens;
• Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de medewerker;
• Gegevens in het kader van een (eventuele) pre-employment screening, indien dat voor een van onze klanten noodzakelijk is. Denk in dit kader aan onze klanten binnen de financiële sector, waar een wettelijke verplichting geldt om (ingehuurde) arbeidskrachten te screenen;
• Gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• Kilometerregistraties (van onze leaserijders). Voor de kilometerregistratie van leaserijders is een apart privacy protocol vastgesteld, dat op het interne netwerk is gepubliceerd;
• Eventuele sportinteresses.
• Projectdocumentatie

 

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens op basis van de volgende grondslagen:

• De gegevens zijn nodig ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst
• Ter nakoming van wettelijke verplichtingen zoals
• Het uitbetalen van loon
• Loonbelasting en sociale lasten
• De wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst
• De samenwerking met een arbodienst.

Bewaartermijn

Voor de gegevens van onze medewerkers gelden verschillende bewaartermijnen:

• Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn, worden op grond van de wet zeven jaar bewaard als een medewerker uit dienst gaat
• Voor loonbelastingverklaringen en de kopie van het identiteitsbewijs van de oud-medewerker bestaat een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar
• Overige informatie wordt binnen twee jaar na uitdiensttreding verwijderd.

3. ZZP’ers

Van de ZZP’ers in ons netwerk, leggen wij de volgende gegevens vast:

• NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer);
• Functieomschrijving;
• Eventueel geslacht, geboortedatum, nationaliteit, curriculum vitae, opleidingsgegevens, kennis en ervaring, URL LinkedIn, het uurtarief en beschikbaarheidsgegevens;

Zodra wij met een ZZP’er een overeenkomst van opdracht aangaan, dan zijn de belangrijkste gegevens die wij eveneens verwerken:

• Het inschrijvingsnummer bij het handelsregister;
• Uittreksel handelsregister;
• Het btw-nummer;
• Het bankrekeningnummer;
• Soort, nummer en geldigheidsduur legitimatiebewijs (geen kopie);
• Eventueel andere vereiste gegevens afhankelijk van onze opdracht(gever), op grond van een wettelijke plicht.

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens om een netwerk van ZZP’ers te kunnen onderhouden, dat ondersteuning kan bieden aan onze bedrijfsactiviteiten. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek en persoonlijk contact met de ZZP’ers de (toekomstige) samenwerking bevordert.

Als een overeenkomst van opdracht wordt gesloten, dan verwerken wij de persoonsgegevens om aan die overeenkomst ook uitvoering te kunnen geven. Daarnaast bestaat er een wettelijke verplichting voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens voor de fiscale boekhouding.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens blijven bewaard totdat de ZZP'er om verwijdering van deze gegevens vraagt. Daarnaast verzoeken wij periodiek tot actualisatie/controle van de gegevens aan de ZZP’er, waarbij ook de mogelijkheid wordt geboden om de gegevens te laten verwijderen. Wij gaan eveneens over tot verwijdering van de gegevens, als de actualisatie/controleverzoeken niet (meer) worden opgevolgd. In dat geval gaan wij ervan uit dat er geen prijs meer wordt gesteld op registratie van de gegevens.

Zodra een overeenkomst van opdracht is gesloten, dan worden de daarin verwerkte gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn bewaard.

4. Zakelijke relaties

De belangrijkste gegevens van onze zakelijke relaties (contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers en partners) die wij verwerken zijn:

• Naam;
• Geslacht;
• E-mailadres; Telefoonnummer;
• Organisatie- en afdelingsgegevens;
• LinkedIn URL;
• Gedeelde (sport)interesses;
• Gespreksverslagen en projectdocumentatie;
• Tevredenheidsonderzoeken

Wettelijke grondslag

Deze gegevens verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan de diverse inkoop-, samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomsten die wij aangaan met onze leveranciers, partners en opdrachtgevers. Daarnaast verwerken wij deze gegevens in het kader van relatiemanagement waarmee in ons gerechtvaardigd belang wordt voorzien, nu het onderhouden van onze relaties bij bedrijven en organisaties de bestaande en mogelijk nieuwe vormen van samenwerking bevordert.

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens van onze zakelijke relaties zolang:

In de afgelopen vier jaar contact is onderhouden met de betreffende (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Onder contact verstaan wij alle vormen van zowel eenzijdig als tweezijdig geregistreerde communicatie. Als deze periode wordt overschreden dan verliest het behoud van de persoonsgegevens haar waarde en daarmee de noodzaak om de gegevens te verwerken. In dat geval gaan wij over tot verwijdering.

In de afgelopen zeven jaar zakelijke diensten door ons zijn verleend aan de (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Zodra onze dienstverlening is afgerond, hebben wij er belang bij dat de gegevens van onze zakelijke relatie nog een zekere tijd bewaard blijven. Enerzijds in het kader van relatiemanagement en de eventueel gewenste nazorg. Anderzijds voor de mogelijkheid om eventuele vorderingen/gebreken te kunnen beoordelen die na afronding (onvoorzien) naar boven komen. Wij menen de bewaartermijn, mede in verband met de wettelijke verjaringstermijnen alsmede nog enige tijd daarna, op zeven jaar vast te moeten stellen. Deze termijn sluit met die termijn aan bij de wettelijke fiscale bewaartermijn, waarin wij eveneens aanleiding zien om de contactgegevens van onze zakelijke relaties gedurende die termijn te bewaren.

5. Ontvangers van mailing en inhoudelijke content

Periodiek sturen wij onze klantrelaties maar ook andere geïnteresseerden die zich daarvoor zelf aanmelden een mailing. Denk hierbij aan een nieuwsbrief, informatie over onze dienstverlening, vacatures en/of uitnodigingen voor de activiteiten die wij organiseren.

Als iemand zich actief (bijvoorbeeld via een van onze websites) als geïnteresseerde aanmeldt voor onze mailinglist of een cursus, zijn de belangrijkste gegevens die wij registreren:

• Naam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Functie;
• Naam organisatie;

Wettelijke grondslag

Wij sturen onze klantrelaties mailings in het kader van relatiemanagementdoeleinden. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek contact met de klantrelatie de (toekomstige) samenwerking bevordert. Voor andere geïnteresseerden verwerken wij gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de actieve aanmeldingen (toestemming) via onze website.

Bewaartermijn

Mailings: de gegevens blijven hiervoor bewaard zolang de ontvanger de mailings zelf nog wenst te ontvangen. Stelt de ontvanger geen prijs meer op de ontvangst hiervan, dan kan de ontvanger bij elke mailing eenvoudig weer uitschrijven. Voor de aanmelding voor onze events via ons contactformulier geldt dat wij deze gegevens zo lang bewaren als nodig is om aan het (aanmeld)verzoek te kunnen voldoen.

6. Bezoekers kantoorpand

Van onze bezoekers kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Naam;
• Kenteken;

Wettelijke grondslag

Het kenteken registreren wij, zodat onze receptie weet wie zij toegang tot de parkeerplaats moeten verschaffen en om de bezoeker bij naam te verwelkomen. Wij verwerken deze gegevens dus om de toegang tot ons kantoorpand te kunnen controleren en dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het pand. Dit is ter beveiliging van onze werknemers, klanten en eigendommen. Daarnaast weten wij wie zich in het pand bevindt als zich een calamiteit voordoet, zoals brand. Wij hebben dus een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij het verwerken van namen, kentekens en camerabeelden.

Bewaartermijn

Wij bewaren camerabeelden niet langer dan vier weken, tenzij we een goede reden hebben om de camerabeelden langer te bewaren. Te denken valt aan een politieonderzoek. De beelden worden daarna verwijderd.

Toestemming intrekken

Je kunt jouw toestemming voor het beeldmateriaal met een sterk individueel karakter waar jij op staat intrekken. Dit kun je doen door te mailen naar marketing@ttnl.nl. Wij zorgen er dan zo snel als redelijkerwijs mogelijk voor zorgen dat je niet meer herkenbaar bent in het beeldmateriaal dat online staat of stoppen helemaal met het gebruik van het beeldmateriaal.

Waarom verzamelen we uw gegevens?

We verzamelen uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het leveren van onze diensten;
• Het verstrekken van informatie over onze diensten en producten;
• Het beheren van onze klantrelaties zoals het versturen van nieuwsbrieven of uitnodigingen;
• Het werven en selecteren van nieuwe kandidaat medewerkers;
• Het voeren van personeels-/ salarisadministratie;

Met wie delen we uw gegevens?

Wij gaan vertrouwelijk met persoonsgegevens om en wij delen deze gegevens niet zonder gegronde redenen buiten onze organisatie. Dit is bijvoorbeeld nodig om uitvoering aan de overeenkomst te geven die wij zijn aangegaan. Denk daarbij aan het doorgeven van medewerker gegevens aan onze leasemaatschappij in verband met de overeengekomen verstrekking van een leaseauto of aan het laten zien van de werkervaring aan een (potentiële) opdrachtgever.

Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden voor zover dat wettelijk is vereist. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens doorgeven aan overheidsinstanties, denk aan gegevens voor de Belastingdienst.

Wat zijn uw privacy rechten?

Volgens de AVG (oftewel de privacywet) heb je de volgende rechten:

• Het recht op informatie;
• Het recht op inzage;
• Het recht op verbetering of aanvulling;
• Het recht op gegevenswissing;
• Het recht op beperking van de verwerking;
• Het recht op bezwaar tegen de verwerking;

Naast de bovenstaande rechten heb je ook het recht om de eventueel door jouw verleende toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de desbetreffende verwerking. Jouw verzoek kun je sturen naar het onderstaand adres: marketing@ttnl.nl.

Wat houdt het klachtrecht in?

Wanneer je ontevreden bent met de wijze waarop wij met (jouw) gegevens omgaan, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe kunt u contact opnemen met TTNL B.V.?

Heeft u vragen over uw gegevens of wil u een beroep doen op een van u privacy rechten, neem dan gerust contact met ons op.

Per post via:                

T.a.v. TTNL B.V.
Kleine Buitenom 8
4101AP Culemborg

Per mail via:                 marketing@ttnl.nl

Per telefoon via:           0345 547 040

 

Aanpassingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 22 oktober 2023. Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bij grote wijzigingen informeren we daarover via onze website. De meest recente versie vindt je op www.ttnl.nl.