De Reis naar de Cloud met BAS Holding
De ambitie en strategie van BAS Holding is om zo snel mogelijk naar ‘de Cloud’ te gaan. Het optimaliseren van de IT-dienstverlening is onderdeel van de ambitie van het bedrijf, dit in combinatie met veiligheid, gebruiksvriendelijkheid en continuïteit.
Hybride Cloud bleek de beste oplossing. Een groot project met een implementatietijd van 2,5 maanden!!
BAS Holding B.V. is de overkoepelende holding van een aantal zelfstandige bedrijven met uiteenlopende activiteiten, die allemaal zijn gericht op de behoeften van de transportondernemer. Roberto Pero, Teamleader IT bij BAS Holding legt uit dat BAS Holding de klant ontzorgt van A tot Z dankzij de verschillende onderdelen zoals BAS Retail, BAS Trade en BAS Services. Er werken inmiddels wereldwijd +- 780 Fte’s bij deze snelgroeiende organisatie.
Naar de Cloud
Na een uitgebreide zoektocht naar een optimaal DMS-systeem kwam BAS uit bij een SaaS delivery model waardoor de overweging om naar de cloud te gaan ontstond. SharePoint speelde hierbij ook een grote rol bij de transitie naar een nieuwe cloud-optimized infrastructuur. De integratie en implementatie met Office365, waaronder Exchange Online, Sharepoint Online en OneDrive for Business was een belangrijk onderdeel van het offerte traject naar de verschillende partijen.
Naast end-user integratie met de verschillende Office365 producten, waren onderwerpen zoals een virtual desktop en virtual server infrastructuur belangrijke aandachtspunten bij de totale vervanging van de huidige infrastructuur. Uit het offerte traject kwamen verschillende oplossingen naar boven en werd er in eerste instantie gekeken naar complete hosting oplossing bij een andere partij. Bij BAS staat de end-user experience hoog in het vaandel waardoor zij uiteindelijk besloten niet voor een shared-hosting platform te gaan. Een dergelijke oplossing biedt in veel gevallen geen performance garanties of zou de prijs dermate beïnvloeden dat de uiteindelijke kosten niet op zouden wegen tegen de baten van een totale cloud-hosted oplossing.
Hybride Cloud model blijkt de beste oplossing
Bij de uiteindelijke selectie kwam TTNL uit vijf partijen duidelijk als beste naar boven. TTNL is al meer dan twintig jaar de ‘hofleverancier’ op IT-infrastructuur gebied en de samenwerking is in de loop van de jaren alleen maar verder uitgebouwd.
BAS zat tijdens dit project ook middenin de contractverlenging met Internet/WAN-providers. TTNL heeft de uitdagingen op het gebied van telefonie, zoals datalijnen, bandbreedte, pay-per-use, redundantie en impact op de kosten meegenomen in de selectie voor een Cloud-enabled infrastructuur. Hieruit bleek bijvoorbeeld de impact op telefonie en de integratie met CRM van grote invloed.
‘TTNL heeft enorm veel aandacht gegeven aan het totaalplaatje, waarbij de klantvraag en problematiek van BAS centraal stonden in de geboden oplossing. Dat is echt de kracht van TTNL, ze hebben goed nagedacht over iedere kavel, werkplek, telefonie en infrastructuur. Op basis van TTNL’s advies hebben we uiteindelijk voor een hybride model gekozen, onderzoek wees uit dat BAS nog niet helemaal klaar was om volledig naar de cloud te gaan’ aldus Pero. ’De Time to the cloud was te kort, vandaar deze tussenstap. Bovendien zullen we de investering in vijf jaar al terugverdienen en beschikken we over een zeer kostenefficiënte oplossing’.
Een goed voorbeeld hiervan zijn bijvoorbeeld de fileservices. In de geboden oplossing is er gekozen voor een storage geïntegreerde fileserver on-premise in combinatie met SharePoint Online en OneDrive for Business voor documenten. De stap naar een ‘fileserverloze’ omgeving was in dit geval een grote stap, de hoeveelheid documenten was hiervoor te omvangrijk. Met name legacy applicaties, technische applicaties en specifieke files maakte een volledige overstap naar Sharepoint of Cloud Object Storage op korte termijn onmogelijk.
Door meerdere van dergelijke aandachtspunten was een tussenstap onontkoombaar en moesten de plannen bijgesteld worden van compleet naar de cloud naar een hybride oplossing. Een groot voordeel van de door TTNL voorgestelde hybride oplossing was dat het datacenter in Duitsland hier direct in meegenomen kon worden, een belangrijke consolidatie voor het bedrijf. De directie kon zich gelukkig vinden in de voorgestelde oplossing en vertrouwde hierbij volledig op de door TTNL voorgestelde oplossing.
SBC of VDI
BAS beschikte al over bestaande Citrix licenties waardoor de keuze voor de desktop infrastructuur software, prijstechnisch in combinatie met skills, de meest interessante bleek. Waar TTNL normaal gesproken samen met de klant de overweging maakt tussen Citrix XenDesktop of VMware Horizon aan de hand van requirements, was de keuze in dit geval snel duidelijk.
De kantoormedewerkers van BAS werken met Thin Clients of met een device naar keuze, oftwel choose your own device (CYOD). Multimedia experience en dual-monitor configuratie waren ook belangrijk bij de categorisering van de eindgebruikers. Voor de VDI-infrastructuur zijn meerdere opties met BAS doorgenomen, waaronder het gebruik van grafische kaarten voor het consolideren van Power Users. Dit bleek niet direct noodzakelijk omdat er nog geen requirements waren voor Adobe Illustrator, AutoCAD applicaties of hoge resoluties (4K) en dergelijke.
Uiteindelijk is er een hybride vorm van VDI en SBC gecreëerd doordat BAS twee soorten gebruikers heeft gecategoriseerd, de Light en Power users. Sommige devices of gebruikers lenen zich beter voor SBC (Light User) en andere voor VDI (Power User).
User Experience
Gebruiksvriendelijkheid staat voorop bij BAS. Bij het invullen van een gebruikersnaam en wachtwoord worden apparaten op basis van functie geconfigureerd. Hierdoor krijgen gebruikers automatisch de juiste applicaties en configuraties te zien. Het partitioneren van Mobiele devices voor zakelijk gebruik is tegenwoordig redelijk standaard voor VDI/SBC-omgevingen in combinatie met Enterprise Mobility suites. Hieraan wilde BAS een stuk eenvoud, beveiliging en performance toevoegen.
Er is een integratie gemaakt vanuit de Office365 en met het eigen online training platform BAS Academy. Single sign-on in combinatie met het hebben van één gebruikersportaal was een van de kernpunten om eenvoud te creëren. Een aanwezige security laag: Multi-factor authenticatie, is ook geïntegreerd in SharePoint Online. Dit zorgt ervoor dat BAS ‘het nieuwe werken’ eenvoudig en gebruiksvriendelijker maakt voor hun gebruikers.
De verbeterde performance is gerealiseerd door de integratie van een all-flash storage oplossing voor zowel de VSI als VDI-infrastructuur. Deze oplossing zorgt tevens voor een enorme reductie ratio dankzij technologieën als inline compressie en inline de-duplicatie, zonder dat dit impact heeft op de performance. Dit in combinatie met een vernieuwde 10 gigabit infrastructuur en Intel compute infrastructuur zijn de eindgebruikers zeer te spreken over de nieuwe digital workspace waarmee zij werken.
Zeer uitdagende planning
De grote uitdaging bij dit project was de planning. Alles moest binnen 3 maanden gerealiseerd zijn, waarbij niets ten koste mocht gaan van kwaliteit. Voor het totale project waren er door TTNL meer dan 80 dagen consultancy gecalculeerd van initiatiefase tot aan opleverfase. Installatie en configuratie van de hardware, VSI Omgeving (Back-end) en VDI-omgeving (Front-end) waarbij eveneens een gedegen gebruikerstestfase onderdeel moest zijn! Een hele uitdaging dus, zeker aangezien dit plaats moest vinden in de vakantieperiode. Doordat alles in het voortraject goed gedefinieerd, uitgezocht en uitgewerkt was, kon er na de handtekening snel gestart worden. De uitdagende punten waren de overgang van Windows 7 naar Windows 10, Active Directory upgrade, Applicatie migratie en Office365 migraties zoveel mogelijk simultaan te plannen in dit traject.
Alle projectdocumentatie werd via SharePoint gedeeld en ge-updated, een groot pluspunt, omdat meerdere consultants op locatie werkzaam waren en continue kennis- en statusoverdracht noodzakelijk was. Dankzij de goede voorbereiding werd de ambitieuze deadline behaald. Het ontwerp, resource en tijdsplanning, afhankelijkheden, evenals het test- en acceptatieplan warem tot in detail uitgeschreven. Zelfs de bezetting tijdens de zomervakantie was besproken voordat de installatie uberhaupt van start ging.
BAS heeft binnen de organisatie flyers verspreid met daarop duidelijke informatie over de wijzigingen die de gebruikers konden verwachten. Dit zorgde twee weken later mede voor de zeer succevolle Go Live en tevreden gebruikers.
Pero besluit ‘we zijn enorm tevreden over het resultaat, het voortraject had een groot aandeel in wat we van elkaar konden verwachten. TTNL had zich al eerder bewezen als partner en daar moet je dan ook op vertrouwen. Er zijn meer dan 80 dagen in 2,5 maanden gestopt. Ondanks deze “time driven” focus is er geen enkel moment van “quality driven” mindset geweken. De consultants hebben duidelijk perfecte kwaliteit geleverd en er is frequent in overleg geweest over eventuele noodzakelijke bijsturing. Hierdoor waren we in staat om overschrijding in toleranties de kop in te drukken en hebben we onze oplevering zelfs eerder gerealiseerd dan de gestelde deadline.‘
Of bekijk onderstaande video waarin Ronald Liesker, Application Manager bij Bas Holding, de prettige en langdurige samenwerking tussen BAS Holding en TTNL onderstreept:
