Als organisaties groeien in aantallen medewerkers, gebruikers en vestigingen, wordt de IT-omgeving complexer. IT-teams zijn dan meer tijd kwijt aan beheerstaken. Het ROC van Amsterdam en Flevoland kan er met twaalf locaties over meepraten. De back-up-oplossing was aan vervanging toe, en dat moment was het startsein voor een grondige zoektocht naar een vendor die de beheerslast kan verminderen. Daardoor komt tijd vrij om bij te dragen aan waar het bij het ROC echt om gaat: vooroplopen in de onderwijswereld. Lees waarom de keuze op Rubrik viel en hoe het ROC daardoor meer de regie over IT in handen heeft.
Het ROC van Amsterdam en Flevoland biedt onderdak aan meer dan vierhonderd mbo-opleidingen. Die zijn onder meer gericht op mode, sport, marketing, economie, administratie en welzijn. Behalve in de hoofdstad worden ook colleges gegeven in plaatsen als Amstelveen, Hoofddorp, Almere en Hilversum. Vanuit het centrale dienstencentrum bedient het IT-team in totaal bijna 43.000 studenten en 3.563 medewerkers.
Onderwijsinstelling digitaliseert snel
Arie den Ouden is teamcoördinator infrastructuur bij het ROC. Hij vertelt dat de onderwijsinstelling zowel werkt met systemen die on-premises staan als in de cloud (onder meer in public cloud). Het IT-landschap wordt de laatste jaren complexer omdat digitalisering een vlucht neemt. Lessen worden vaker op afstand gegevens en examens vinden online plaats. Beschikbaarheid is cruciaal. Het is de strategie van het ROC om het eigen team te ontlasten door beheerstaken te verminderen. Eigen mensen krijgen daardoor een andere rol: ze nemen meer de regie over IT-leveranciers.
Onderdeel van de strategie is om afscheid te nemen van on-premises datacenters. Maar zolang er nog locaties zijn die eigen tools gebruiken die niet werken in de cloud, blijft dat toekomstmuziek.
Back-up oplossing was aan vernieuwing toe
Een manier om de druk op de IT-afdeling te verlichten is het afnemen van SaaS-diensten. Maar zelfs na een overstap naar een grote cloud-provider moeten organisaties hun data-back-ups nog altijd zelf regelen. Het ROC gebruikte daar tapes voor maar wilde graag moderniseren. Die wens had ook te maken met het feit dat de limiet van de opslagcapaciteit in zicht kwam.
Daarnaast leefden bij het ROC Amsterdam-Flevoland nog andere wensen zoals:
- Betere security.
- Eenvoudiger, centraal geregeld beheer.
- Data kunnen opslaan op meerdere locaties, waarvan één extern.
- Toepassingen kunnen overhevelen naar de cloud en het implementeren van Office 365.
TTNL hielp bij zoektocht naar geschikte vendor
TTNL hielp bij zoektocht naar geschikte vendor
Bij het bepalen van de keus voor een vendor die de best passende oplossing kan leveren, besloot het ROC een partner in te schakelen. “Onder een partner verstaan wij een partij die die niet op een eilandje zit, maar echt meedenkt en als verlengstuk functioneert”, zegt Den Ouden. Het ROC kwam bij TTNL uit; omdat die partij veel kennis heeft van de markt en precies weet wat werkt als het gaat om complexe hybride infrastructuren. Bovendien zit dataprotectie en informatiebeveiliging in het DNA van TTNL. “We hadden direct een klik”, zegt de teamcoördinator.
TTNL koos voor een gestructureerde aanpak en begon met het in kaart brengen van de huidige omgeving. Daar rolde een rapportage uit vol aanbevelingen, onder meer over de securitymaatregelen die met spoed doorgevoerd moesten worden.
Samen met ROC van Amsterdam en Flevoland inventariseerde TTNL de requirements (eisen en wensen) waaraan de nieuwe back-up omgeving moet voldoen. Op basis van het Gartner Magic Quadrant werd een ruime selectie gemaakt van vendoren. Later werd deze teruggebracht tot een shortlist met daarop twee kandidaten. Rubrik scoorde volgens Den Ouden ‘zeer hoog’ bij vrijwel elk punt op de wensenlijst en voldoet ook aan zwaarwegende securityvereisten. Rubrik bleek dus de ‘beste fit’ voor het ROC.
Wat biedt Rubrik? De belangrijkste voordelen op een rij:
- Een centraal cloudplatform voor het beheren en beschermen van gegevens in de cloud en on-premise;
- Eenvoudiger back-up en recovery-procedures en meer snelheid door automatisering van taken;
- De mogelijkheid om data vanaf verschillende locaties centraal te herstellen;
- Schaalbaar en toekomstbestendig, zonder dat de complexiteit toeneemt;
- Een Service Level Agreement (SLA) waarin de frequentie, retentie, back-up locatie en archivering (naar cloud storage) is vastgelegd.
- Immutable file system: back-up data is beschermd tegen wijzigingen (versleuteling) of verwijdering door boosdoeners (rogue admin, ransomware).
Op basis van de door Rubrik aangereikte oplossing werkten TTNL en het ROC een design uit voor de nieuwe infrastructuur. Ze kozen voor een gefaseerde live-gang, niet voor een riskantere ‘big bang’. “Maar ook dat ging vlot”, zegt Den Ouden.
Samenwerking voelde natuurlijk aan
De coördinator vertelt dat TTNL op natuurlijke wijze het voortouw nam in het back-upproject. Gaandeweg vielen de verschillen tussen mensen van TTNL en ROC weg. ‘’Dat is niet vanzelfsprekend”, vindt hij. “Je hebt immers allebei je eigen rol. Het kwam waarschijnlijk doordat we allebei met hetzelfde doel bezig waren. We hadden wekelijks update-meetings en die liepen goed. TTNL lost eventuele problemen snel op. Desnoods zetten ze de halve wereld ervoor op zijn kop.”
TTNL hielp ook om data te classificeren. Daardoor kan het ROC eenvoudig bepalen welke gegevens gearchiveerd kunnen worden op basis van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Dat scheelt in de kosten, want het bewaren van terabytes aan data is duur.
Verder dacht TTNL mee over hoe het ROC de nieuwe omgeving het beste kan testen. Daarnaast gaf TTNL advies over hoe het ROC ervoor kan zorgen dat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht, als back-ups daadwerkelijk gebruikt moeten worden. Na een storing of ransomware-aanval moet het onderwijs snel verder kunnen.
Beheerders kunnen beter omgaan met de gebruiksvriendelijke oplossing van Rubrik
Met Rubrik, beschikt het ROC Amsterdam-Flevoland over een gebruiksvriendelijke back-up en recovery-oplossing. Den Ouden zegt dat de grafische gebruikersinterface intuïtief werkt. “Mensen kunnen makkelijk dingen zien en vinden. Ik heb er nooit klachten over gekregen.”
De nieuwe oplossing is volgens Den Ouden ‘beter hanteerbaar’ voor degenen die deze moeten beheren. Anders gezegd: ze zijn er minder tijd aan kwijt. De vernieuwingsslag levert een extra kostenbesparing op doordat het ROC minder opslagruimte nodig heeft. Daarnaast is de door TTNL ontworpen oplossing toekomstbestendig. Het houdt rekening met allerlei mogelijke wensen. Wil het ROC bijvoorbeeld ooit de infrastructuur anders inrichten of om meer apps naar Cloud of een tweede datacenter over te hevelen, dan kan dat.
In de tussentijd kan het ROC altijd terugvallen op de experts van TTNL als er vragen zijn of als er wensen leven. Den Ouden kan iedereen aanraden om met TTNL in zee te gaan. “Een partner moet natuurlijk wel bij je cultuur passen, iedere organisatie is anders. Maar als je een back-up en recovery-oplossing wilt inpassen in een complexe omgeving, dan zeg ik: ‘bel TTNL’.”
Bent u benieuwd wat TTNL voor uw organisatie kan betekenen? Kijk dan op ttnl.nl of neem contact op.
